依頼主との契約によっては、商品の受注代行などを行うのも電話代行の仕事です。またコールセンター的な役割もすることがあります。こうした電話代行の仕事は依頼された内容によって、求められるスキルに違いがありますので、どのような業務を依頼されているのかをよく把握し、依頼主の期待に添う対応をしなければなりません。

受注、という事であれば、その業者が扱っている商品をある程度知っていないと、そこ業者の事務員という立場で電話に出ているので、受け答えも曖昧になって今います。深い商品知識を持つことはありませんが、どのような商品でどのくらいの年代の方が欲しい商品なのかなどを理解しておくことが必要なのです。

電話代行として長く勤務されている方は、どういった受け答えをすればいいのかを瞬時に判断し、長年勤めている事務員さんといったイメージを抱かせています。一つの会社の対応をずっと行うという事ではなく、色々な業者について電話対応していると、次第に色々な知識が目についていくでしょう。

電話代行はただ電話に出ればいいという事ではなく、業者の事務員として顧客への丁寧な対応を行う電話事務のプロと考えておけばいいでしょう。慣れてしまい緊張感がなくなると失敗する事もありますので、気を抜かないようにしっかり対応しましょう。

電話代行というのは全く別の業務の中で、一人の事務員という立場で仕事をこなします。一般的に企業の事務をしている方は、よく、電話は顧客が企業に電話をかけてきて最初に聞く声、最初の印象になるため、元気よくはきはきと気持ちいい対応をしてほしいといわれます。

企業に電話をかけた時、あまりいい反応ではなく声のトーンも低く、話しにくいな、何か依頼したくてもしにくいなと考えさせてしまうようでは困ります。その業者に電話をかけた時、「ああ、あのすごくさわやかな声を持っているあの業者の事務員さん」と思い出してくれるようでなくてはならないのです。電話代行のスタッフがこんな風に思ってもらえたら仕事がうまくいっているといっていいでしょう。

声だけで対応するから、あって対応するよりも難しいという面もあります。事務員さんを雇用する余裕がない、という業者さんや、自分の会社で電話対応の指導を行うよりも、電話代行で指導を受けたスタッフの方が安心できるとも聞きます。

電話代行は信頼が何よりです。一度利用された業者さんがまた電話代行を利用したいと思ってくれる事が大切です。信頼ある対応のできる電話代行のスタッフになる事を目的に、しっかり電話を学び、いつでも明るく対応できるようにしておきましょう。

電話代行を利用する方は、事務所に事務員がいる信頼のおける業者というイメージにしたいという事、常に顧客からの依頼にこたえられる事、顧客を逃したくないなどの理由から電話代行を利用します。また事務所にかかってきた電話に即対応したいという事で電話代行を利用する方も多いです。

一番大切な事、それは依頼主に対して顧客若しくは取引先からの用件を確実に伝えるという事です。依頼主との契約でたとえば緊急時には携帯へ連絡、急ぎではない場合、メールなどで伝えるという事をきっちり守り、その業者の事務員としてしっかり対応してくれる事を望んでいます。

これまで事務所に誰もいないことで携帯に転送していても、取引先との商談中、電話に出ることが出来ず、顧客が離れていったという方も、電話代行を利用する事で顧客を逃すこともなくなっています。電話代行としては顧客、取引先の要望をきちんと聞き、依頼主との契約通り、携帯、メールなどで確実な連絡を取るという事です。

伝える内容に間違いがないように、しっかりとメモを取り、取引先、顧客名なども確実に依頼主に伝える事が必要です。メモにはいつ、誰からどのような内容でどうしてほしいと電話があったのか、急ぎの対応なのか、急ぐ必要がないのかなどを書いておきましょう。

会社に入社すると新入社員の多くはまず電話対応を習います。社員教育で電話対応の仕方をしっかり習い、しばらくは「まず受話器をとって最初に電話にでること」で、他の先輩方は電話が鳴ってもでないという企業が多いです。まず、お客様との会話を聞いて誰に何を伝えればいいのか、基本的な会話をここで学びます。

電話代行はこうした仕事のプロ、だから特別な電話のスキルが必要と思っている方もいますが、一般的な会話が出来ればいいとされています。例えば、電話を利用して仕事を行うというとテクニカルサポートセンターとか、コールセンターなどがあります。こうしたところにお勤めの方々は確かに電話応対のプロ、言葉遣いも徹底して指導されますし、マニュアルに沿った対応を求められます。研修などもかなり厳しく受けるところが多いです。

最近特に多くなってきている電話代行という仕事はどのようなことが求められるのか、これから電話代行の仕事に就きたいという方に少しでもお役にたてるサイトになれば幸いです。