電話代行を利用する方は、事務所に事務員がいる信頼のおける業者というイメージにしたいという事、常に顧客からの依頼にこたえられる事、顧客を逃したくないなどの理由から電話代行を利用します。
また事務所にかかってきた電話に即対応したいという事で電話代行を利用する方も多いです。
一番大切な事、それは依頼主に対して顧客若しくは取引先からの用件を確実に伝えるという事です。依頼主との契約でたとえば緊急時には携帯へ連絡、急ぎではない場合、メールなどで伝えるという事をきっちり守り、その業者の事務員としてしっかり対応してくれる事を望んでいます。
これまで事務所に誰もいないことで携帯に転送していても、取引先との商談中、電話に出ることが出来ず、顧客が離れていったという方も、電話代行を利用する事で顧客を逃すこともなくなっています。電話代行としては顧客、取引先の要望をきちんと聞き、依頼主との契約通り、携帯、メールなどで確実な連絡を取るという事です。
伝える内容に間違いがないように、しっかりとメモを取り、取引先、顧客名なども確実に依頼主に伝える事が必要です。
メモにはいつ、誰からどのような内容でどうしてほしいと電話があったのか、急ぎの対応なのか、急ぐ必要がないのかなどを書いておきましょう。